Buku Kas Keci dan Bentuk Tabelnya

A. Pengertian Kas dan Kas Kecil

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai

kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank

yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya.

Yang termasuk kas :

• Uang kertas dan logam
• Check dan bilyet giro
• Simpanan di bank dalam bentuk giro
• Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan
• Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna
• Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga
• Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.

Yang tidak termasuk kas :

• Past dated check (cek mundur)
• Certificate of deposito (deposito berjangka)
• Notes (wesel/promes)
• Marketable securities (surat-surat berharga)
• Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk pembayaran deviden, pelunasan pinjaman obligasi.
• Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :
• Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang syah
• Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
• Penggunaannya bersifat bebas
• Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya

Kas Kecil (Petty cash) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas

pengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil, misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar biasanya digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lain-lain.

B. Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

C. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil

Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah :

1. Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.
2. Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.
3. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan. Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.

4. Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :
• Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
• Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan kredit/pengeluaran).
5. Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan

515 (transport) terdiri dari :

D. Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus di isi dengan cara:

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan kepada bendahara kas.
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir prmintaan dan memberikan dana sebesar.

Metode Imprest

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .

3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

· Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.

· Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

Metode Fluktuasi

Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

E. Contoh Format Buku Kas Kecil